Czym są kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) i dlaczego warto wykorzystywać je w firmie?

Kluczowe wskaźniki efektywności, które w skrócie nazywa się KPI (z ang. Key Performance Indicators) to mierniki, które pozwalają sprawdzić w jak dużym stopniu realizowane są cele firmy czy organizacji. W tradycyjnym modelu najważniejsze są zazwyczaj wyniki finansowe – przychód, zysk, strata. Okazuje się jednak, że w nowocześnie zarządzanych przedsiębiorstwach, managerowie zwracają uwagę na coraz więcej czynników, co przekłada się na bardziej efektywną pracę, większe zadowolenie pracowników, satysfakcję klientów, a ostatecznie – również wyniki finansowe. Jak można zastosować KPI we własnej firmie i w jaki sposób mogą sprawić, że będzie funkcjonowała lepiej?

Czym mogą być wskaźniki efektywności?

Wskaźniki efektywności nie są sztywno zdefiniowane. Wręcz przeciwnie, to bardzo szerokie pojęcie. Jest to bardzo duża zaleta, bo dzięki temu KPI można wykorzystać w warunkach każdego przedsiębiorstwa i niemal każdego działu. Firma musi po prostu zdefiniować, jakie stawia cele przed pracownikami lub jakich oczekuje wyników i to właśnie będą wskaźniki efektywności. Ich zaletą jest również fakt, że zawsze wyrażane są liczbowo, więc łatwo je analizować, porównywać i zmieniać. Przykładowo – dla firmy produkcyjnej, może być to liczba przygotowanych sztuk produktu, dla działu sprzedaży – liczba sprzedanych produktów, ale również liczba obsłużonych klientów. Dla działu marketingu wskaźnikiem efektywności może być liczba pozyskanych klientów, a dla działu wsparcia technicznego – czas od momentu zgłoszenia awarii do jej usunięcia. Każda firma ma w tej kwestii dowolność, bo każda pracuje w oparciu o inne standardy i zalecenia.

Dlaczego warto stosować wskaźniki KPI?

Błędnym przekonaniem dotyczących KPI jest, że służą one tylko do tego, aby całkowicie nadzorować pracowników oraz ich pracę, a następnie maksymalnie „dokręcić im śrubę”. Wręcz przeciwnie, dobrze dobrane wskaźniki efektywności pozwalają optymalizować pracę, nadawać pewnym zadaniom priorytet i szybko reagować w razie komplikacji, bo łatwo je zlokalizować. KPI pozwalają optymalizować zarówno pracę poszczególnych pracowników, jak i pracę przy konkretnych projektach. Jest to szczególnie istotne zwłaszcza w dużych firmach, gdzie trudno wszystkie zadania i pracę każdego pracownika analizować w oderwaniu od funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby zastosować wskaźniki efektywności również w małych firmach. Im wcześniej się to zrobi, tym lepiej przedsiębiorstwo będzie przygotowane na dynamiczny rozwój przy zachowaniu najwyższych standardów oferowanych produktów lub usług.

Od czego zależy powodzenie we wprowadzeniu KPI do firmy

KPI to zagadnienie bardzo rozległe i elastyczne. W związku z tym może wydawać się, że wprowadzenie ich do własnej firmy jest proste i nie wymaga zbyt wielu przygotowań. Wystarczy założyć sobie jakieś cele, narzucić je pracownikom i od razu dostanie się wyniki określające jakość pracy. Nic bardziej mylnego, a wprowadzenie wskaźników efektywności jest dość złożonym, ale wartym wysiłku przedsięwzięciem. Przede wszystkim trzeba dokładnie przeanalizować, co KPI mają pokazywać, jakich danych oczekują managerowie i szefowie. Trzeba również dobrać odpowiednie wartości KPI, aby w trakcie nie okazało się, że są one zbyt wysokie, a realizacja ich jest niemal niemożliwa lub – z drugiej strony – zbyt niskie, a firma nie pracuje z maksymalną efektywnością. Pełna niuansów jest również interpretacja wskaźników efektywności. Rzadko bowiem następuje proste przełożenie – KPI nie są utrzymane na odpowiednim poziomie, bo pracownik nie wykonuje należycie swoich obowiązków. W wielu sytuacjach powodów trzeba szukać gdzieś indziej. Wskaźniki efektywności innych działów lub współpracowników mogą dać odpowiedź na pytanie - „Gdzie?”.

Jak wprowadzić wskaźniki efektywności do przedsiębiorstwa?

Jak już było wspomniane, wskaźniki efektywności mogą znacznie podnieść efektywność pracy i wyniki całego przedsiębiorstwa, ale ich wprowadzenie wymaga doświadczenia, a analiza już wdrożonego procesu – wiedzy, która pozwoli wyciągnąć odpowiednie wnioski. W związku z tym podjęcie się tego przedsięwzięcia we własnym zakresie jest niemal z góry skazane na porażkę. Dobrze jest wykorzystać doświadczenie innych i wziąć udział w specjalnych kursach, który przygotowuje do wprowadzenia KPI i egzekwowania tego rozwiązania w firmie. Przykładową ofertę można znaleźć między innymi pod tym linkiem - http://www.academyofbusiness.pl/pl/szkolenia/wskazniki-efektywnosci-w-przedsiebiorstwie-kpi,175/.

Czego można nauczyć się na szkoleniu dotyczącym KPI?

Wybierając szkolenie dotyczące KPI koniecznie trzeba jest zwrócić uwagę na program. Powinien zawierać zarówno aspekty teoretyczne, aby dokładnie wytłumaczyć czym są wskaźniki efektywności, jak i praktyczne, które umożliwią korzystanie z tego narzędzia w codziennej pracy. W tym wypadku najlepiej sprawdzają się tak zwane case study, czyli przykłady udanych wdrożeń, które poprawiły wyniki przedsiębiorstwa i sprawiły, że przebieg każdego procesu w firmie był bardziej przejrzysty. Dzięki dobremu przygotowaniu o wiele łatwiej jest wybrać kluczowe KPI, które zgodne są ze strategią i wartościami we własnej firmie, ustawić je na odpowiednim poziomie, a następnie korzystać z nich.

Wskaźniki efektywności – jedna z najciekawszych rozwiązań wśród metod zarządzania firmą

Wskaźniki efektywności nie są kolejną oderwaną od rzeczywistości ideą, która dobrze sprawdza się tylko na papierze, ale przegrywa w starciu z rzeczywistością. Najlepszym dowodem na to jest fakt, że coraz więcej firm korzysta z KPI i odnotowuje wyraźny wzrost w kluczowych dla siebie obszarach. Warto też pamiętać, że czasach bardzo silnej konkurencji, niemal konieczne jest poszukiwanie rozwiązań, które mogą poprawić sytuację firmy na trudnym rynku.

Artykuł sponsorowany.