Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura księgowego?
7 czerwca 2018 Biznes i FirmaPrzed założeniem własnej działalności gospodarczej, przyszły szef musi podjąć szereg decyzji, których konsekwencje mogą odbijać się na firmie jeszcze przez lata. Do tych zagadnień należy, między innymi, wybór biura rachunkowego. Chociaż wielu przedsiębiorców kieruje się wyłącznie ceną za usługi księgowe, to nie jest – a przynajmniej nie powinno być – główne kryterium. Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze biura księgowego? Podpowiadamy w poniższym artykule.
Biuro rachunkowe to nie samochód
Zaskakujące, jak dużo czasu przedsiębiorca potrafi poświęcić kwestiom wyboru: lokalizacji siedziby, standardu biura czy chociażby samochodu do firmy, a tak niewiele kryteriów bierze pod uwagę podejmując decyzję o prowadzeniu księgowości. Bardzo niesłusznie, gdyż nieprawidłowe rozliczenia i obsługa podatkowa mogą stać się przyczyną poważnych konsekwencji, takich jak straty finansowe, utrata reputacji na rynku i niepotrzebnie zszargane nerwy. O ile samochód można łatwo zmienić, o tyle złą opinię o firmie ciężko odpracować, nawet po latach. Dlatego tak ważne jest, aby przed dokonaniem wyboru biura rachunkowego zrobić solidne rozeznanie na rynku usług księgowych.
Uprawnienia do prowadzenia działalności księgowej lub doradczej
Podstawowym kryterium przy wyborze biura rachunkowego powinien być fakt, ile z zatrudnionych w nim osób posiada wszelkie wymagane uprawnienia do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Choć obecnie firmowe rozliczenia podatkowe mogą być prowadzona również przez osoby nieposiadające wyżej wymienionych uprawnień, to jednak powinny być one ściśle nadzorowane i sprawdzane przez osoby, które stosowne certyfikaty posiadają. Dobrze jest się zatem dowiedzieć, ile w danym biurze rachunkowym zatrudnionych jest osób nadzorujących. Warto sprawdzić, czy jest ich wystarczająco dużo, aby wydajność pracy podczas urlopów lub zwolnień chorobowych pozostała niezakłócona.
Kompetencje i doświadczenie
Nie mniej istotne są kompetencje i doświadczenie zawodowe pracowników biura rachunkowego. Dobrze jest sprawdzić, czy wybrana firma księgująca zatrudnia lub współpracuje z licencjonowanymi doradcami podatkowymi. Zakres ich wiedzy jest zazwyczaj zdecydowanie szerszy, dobrze jest więc mieć możliwość skorzystania z konsultacji. Warto także prześledzić ścieżkę kariery zawodowej osoby, z której usług księgowych zdecydujemy się skorzystać. Krótki staż danego biura rachunkowego wcale nie znaczy, że pracują w nim mało doświadczeni księgowi oraz – przeciwnie – biura o solidnej historii i ugruntowanej pozycji na rynku często zatrudniają niedoświadczonych praktykantów bądź stażystów.
Ubezpieczenie
Nie bez znaczenia przy wyborze biura księgowego jest też fakt, czy posiada ono ważną polisę. Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu świadczonych usług księgowych, a także ubezpieczenie doradcy podatkowego są w Polsce obowiązkowe, ale mogą zdarzyć się biura, które, z jakichś względów, ustawowego obowiązku nie dopełnią. Warno też zwrócić uwagę, kto jest ubezpieczycielem oraz czy kwota ubezpieczenia jest na tyle wysoka, że wystarczy na pokrycie szkód. Należy pamiętać, że odpowiedzialność, także finansową, za ewentualne błędy w rachunkowości ponosi zawsze płatnik, czyli właściciel firmy. Dlatego, aby mieć pewność, że dane biuro księgowe jest wypłacalne, można przed zawarciem umowy poprosić o okazanie polisy ubezpieczeniowej.
Legalne oprogramowanie
Kolejną rzeczą, na którą warto zwrócić uwagę jest legalność oprogramowania komputerowego używanego przez biuro rachunkowe. Programy służące do rozliczeń księgowych podlegaj ewidencji Urzędu Skarbowego, więc nie trzeba się o nie martwić, natomiast może się zdarzyć, że nieuczciwy księgowy będzie pracował na nielegalnej kopii systemu operacyjnego, programów biurowych czy antywirusowych. W takiej sytuacji istnieje ryzyko konfiskaty dysku, a w efekcie utraty całej dokumentacji rachunkowej firmy. Chcąc uniknąć przykrych konsekwencji, warto się wcześniej dowiedzieć, czy wszystkie programy wykorzystywane przez biuro są legalne.
Cena
Cena za prowadzone usługi księgowe jest istotna, ale nie bardziej niż opisane powyżej zagadnienia. Wybierając biuro rachunkowe, dobrze jest zdecydować się na takie, które nie jest ani najtańsze, ani najdroższe na rynku . Cena powinna być wyważona i nie odstawać w żadną stronę od konkurencji. Należy mieć na uwadze, że znaczna redukcja kosztów prowadzenia księgowości przez biuro najczęściej jest wynikiem zatrudnienia mniejszej liczby mniej kompetentnych osób lub rezygnacji z procedur kontrolnych, co może bezpośrednio odbić się na jakości świadczonych usług. Chcąc zauważalnie obniżyć koszty księgowe, warto więc rozważyć korzystanie z usług księgowych online: https://www.ingksiegowosc.pl/.
Zalety księgowości online
Księgowość online to doskonałe rozwiązanie dla wszystkich mikroprzedsiębiorców, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą w oparciu o zasady uproszczone. System intuicyjnie i w przejrzysty sposób rejestruje faktury, zarówno kosztowe, jak i sprzedażowe. Pomaga w ich wystawianiu, wystarczy podać NIP, a reszta pól zostanie uzupełniona automatycznie, następnie zaś wysyła je bezpośrednio do kontrahenta. Księgowość online połączona z kontem firmowym to także szybkie i wygodne przelewy oraz przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności. Co więcej, takie rozwiązanie daje możliwość wglądu w dokumenty w każdej chwili czy miejscu. Mobilna aplikacja to także szybkie wyszukiwanie i błyskawiczne rozliczenia faktur.
Stojąc przed wyborem biura rachunkowego, przedsiębiorca powinien przede wszystkim sprawdzić, czy posiada ono wszelkie uprawnienia oraz czy jego pracownicy legitymują się stosownymi certyfikatami. Dobrze jest też zwrócić uwagę na ubezpieczenie, oprogramowanie i cenę usługi, przy czym, nie może ona być najważniejszym kryterium. Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, warto rozważyć korzystanie z łatwej i przejrzystej księgowości online. To duże udogodnienie, szczególnie dla mikroprzedsiębiorców.
Artykuł sponsorowany.